Over hoe je de regie als leider vasthoudt en oplossingsgericht kunt werken.

Als leidinggevende ben je in-the-end altijd de verantwoordelijke. Ook wanneer er fouten gemaakt worden door je team, het is en blijft jouw verantwoordelijkheid. Een harde waarheid die veel impact heeft wanneer er iets fout gaat. Impact op jou, want jij mag uitleggen wat er mis is gegaan.

Wanneer er iets misgaat..

Het is zondag namiddag en je checkt de weekendomzet. Maandag worden de cijfers besproken in het MT. Nieuwsgierig start je even je laptop op en dan gebeurt het.

Index 80 op budget… Wat?!!.. De weekendactie heeft het niet gedaan. Je kijkt wat verder en ziet al snel wat er aan de hand is. De weekendactie met de 30% korting heeft niet aangestaan op de homepage. Bam! Dit is een mega kostbare fout!

Daar gaat je zondagsgevoel. Je raakt gefrustreerd. Hoe kan dit gebeuren, wie heeft er zitten slapen, het was nog zo besproken! Hoe ga ik dat uitleggen, hoe halen we dit in? De zondagavond is verloren, je denkt wel.. we zien morgen wel, maar het blijft knagen

“Tot zondag namiddag was het goed, daarna niet meer!”

Na een matige nacht rij je naar kantoor, denkend en peinzend over deze blunder. Eenmaal aangekomen op kantoor, heerst er een ontspannen sfeer. Je team praat met een koffie nog wat na over het weekend.

“Goedemorgen, hoe was je weekend?”, wordt er aan je gevraagd.

“Tot zondag namiddag was het goed, daarna niet meer!” is je antwoord. Het valt direct stil. Iemand vraagt nog “oh…wat dan?” Dat hoor je zo wel, is je antwoord.

Je pakt een koffie en loopt naar je kantoor. Op de achtergrond hoor je nog wat geroesemoes, het is een stuk stiller. Je vangt nog net op “Jongens, er is iets aan de hand”

Om 09:00 staat je weekstart met je team gepland en om 10:00 het MT met de weekupdate. Daar mag je straks de cijfers van afgelopen week delen. Geen goed nieuws dus.

Je team loopt stilletjes binnen voor de weekstart, er hangt al een gespannen sfeer. Wat is er aan de hand? Het wordt snel duidelijk, want de opgekropte gevoelens van zondag namiddag tot nu komen tot uiting. Frustratie, boosheid, norsheid, onbegrip.

De vragen die je stelt;

• Hoe kan dit fout gaan?
• Wie zou het regelen?
• Waarom is dat niet gebeurd?
• Is er geen overleg geweest?
• Waarom moet ik het constateren?
• Hoe lopen we dit weer in?
• Hoe kan ik dit straks uitleggen in het MT?

Vragen die al door je hoofd tollen sinds zondag.

Precies hier gaat het fout…want wat gebeurt er?

Vanaf jouw moment van binnenkomst is de toon gezet. De routine van de maandag-opstart wordt verbroken. De frisse start van de week krijgt een andere wending. Je team wacht met spanning op wat er speelt, er is dus al sprake van onrust.

Jouw vragen roepen verantwoording van teamleden op. Je boosheid en frustratie stralen af op je teamleden. Als snel is de aandacht in de meeting gericht op de fout en de consequentie. Teamleden dekken zich in. Ze kijken naar elkaar, wie is de verantwoordelijke, wie heeft de fout gemaakt?

Het is een menselijke reactie, zowel van jou als van je team. Maar het zit boordevol risico’s! Het kan zelfs bijdragen aan een onveilige cultuur. Een cultuur waarin het maken van fouten niet mag, waar teamleden zich verschuilen of bang worden omdat ze “openbaar” worden aangeklaagd. Een cultuur die zich richt op wat er fout gaat en niet hoe je samen naar oplossingen kijkt.

En misschien is die cultuur al ingeslepen in de organisatie. Jouw gedachte “hoe ga ik dit uitleggen in het MT kan daar een uiting van zijn”

Fouten maken is onderdeel van succes! Het hoort erbij, is niet leuk en kan impactvol zijn. Het hoort bij verantwoordelijkheid en roept een naar gevoel bij je op als het jou overkomt. Als leider heb je misschien de fout zelf niet gemaakt, maar je bent wel verantwoordelijk. Het voelt als falen en dat is een naar gevoel.

En zo is het ook voor diegene die de fout heeft gemaakt. Heeft iemand het opzettelijk gedaan? Waarschijnlijk niet.

Maar hoe kun je dit voorkomen?

Je zou kunnen bedenken dat je pas op maandag de cijfers gaat bekijken, dan heb je waarschijnlijk een betere nacht en loopt de frustratie minder op. Maar dat is niet de oplossing.

De echte oplossing begint bij jezelf! Direct op het moment dat je geconfronteerd wordt met de feiten. Dat moment dat het anders loopt dan verwacht! Je brein stuurt je namelijk direct de verkeerde kant op. Uit bescherming tegen falen en pijn. Je gaat denken dat het anders had gemoeten, misschien wel idealiseren, en misschien wil je wel vluchten uit de situatie.

En als het brein een loopje met je neemt, raak je de regie kwijt. Het brengt je onrust en stress en maakt dat jouw focus is gericht op het probleem en niet de oplossing.

Pas het regiemodel toe

Het moment dat je geconfronteerd wordt met de feiten, ofwel het loopt anders dan je had verwacht, dan heb je 3 opties.

1. Je kunt het accepteren
2. Je kunt het veranderen
3. Je kunt weggaan (uit de situatie)

Meer opties zijn er niet!

Het regiemodel (@Nonons coaching & opleidingen) helpt je in regie te blijven.

Pas je het toe dan blijf je in control! Zoals in dit voorbeeld;

1. Feit is dat er een fout is gemaakt en de cijfers zijn achter gebleven. Hoe graag je het ook zou willen, die situatie kun je niet veranderen.
2. Je zou kunnen weggaan uit de situatie, het gaat wat ver, maar je zou direct je baan kunnen opzeggen, je ziekmelden, of het wegstoppen, maar dat is geen optie.
3. Er blijft maar een optie over! Je moet het accepteren! Het is zoals het is!

En als je het accepteert, doe het dan ook echt. Het is niet anders, stop met piepen en ga door met wat je te doen hebt. Laat het los.

 Ze je brein op het juiste spoor, het spoor van in regie blijven.

Het toepassen van het regiemodel voorkomt dat je brein een loopje met je neemt. Ja de cijfers zijn niet wat je had verwacht, vervelend, maar het is zo. Door het te accepteren, kun je weer vooruitdenken in de goede richting. Het is een les.

Met die wetenschap kan je er afstand van nemen. Je negatieve energie omzetten in daadkrachtige positieve energie. En nog steeds kan je het vervelende gevoel van falen ervaren, maar bedenk dan dat diegene die de fout heeft gemaakt dat gevoel waarschijnlijk ook zo zal ervaren.

Als leider heb je maar een taak. Zorg dragen voor een cultuur waar jouw teamleden zich veilig voelen, verantwoordelijkheid nemen en zich voortdurend blijven ontwikkelen. Fouten maken is onderdeel van dat proces. Fouten maken is leren.

Oplossingsgericht werken, een andere mindset

Wanneer je met die mindset maandagochtend naar kantoor gaat, kom je anders binnen. En het klinkt gemakkelijk, maar is het niet.

Maar stel je voor dat je feitelijk en oplossingsgericht op maandag start met je team. Je binnenkomst is ontspannen, ja er is iets fout gegaan, en ja dat is vervelend, maar je bent gericht op het oplossen van dit issue.

In de weekstart maak je het bespreekbaar, zonder oordeel. Je focus ligt niet op hoe het fout is gegaan, wie het heeft gedaan of wat je ervan vindt, maar op het oplossen en voorkomen voor een volgende keer.

Empathie speelt een belangrijke rol, net als het vormen van een veilige cultuur, waarin mensen fouten mogen maken en verantwoordelijkheid nemen. Voelt iemand zich schuldig omdat die een fout heeft gemaakt, dan begrijp jij hoe dat voelt. “Ik begrijp dat er iets is misgegaan, je zal je wel vervelend voelen daaronder”

Het grootste verschil is dat je met een andere mindset aan het roer staat. “Team er is iets misgegaan, dat is vervelend, hoe lossen we dat op / hoe voorkomen we dat we..”

Oplossingsgericht dus, gebaseerd op de feiten, zonder oordeel of veroordeling.

Is het een teamsituatie, werk dan met het team samen, is het een individu, pak het dan 1:1 op en niet binnen het team. Maak geen zwarte schapen.

Maar hoe werk je dan met een oplossingsgerichte mindset in dit soort situaties?

Een model dat super eenvoudig werkt is de coachmatrix. Slecht 4 stappen waarmee je teams (of individuen) in de oplossingsmodus krijgt. Een model waarbij je niet de verantwoordelijkheid overneemt, maar daar laat liggen waar het thuishoort. Een model dat je als leider is heel veel situaties kunt inzetten, ook wanneer mensen vastlopen en geen oplossingen zien.

Hoe werkt de coachmatrix?

Het model werkt met 4 segmenten. Je kunt het uittekenen op een flipover, of gewoon toepassen door vragen te stellen per segment.

Het werkt zo:

1. De feiten

Wat zijn de feiten? Focus op de feiten. Wat is er aan de hand, wat speelt er?

• Index 80 op budget
• De weekendactie stond niet aan
• Er speelde een miscommunicatie over wie de actie zou aanzetten
• Er was finale weekend test gedaan ter controle

De feiten zijn zoals ze zijn! Goed of fout, maar dit is het. Een oordeel is taboe! Woorden als “mag niet gebeuren, zijn fout, stom, dom, negatief…” etc. zijn overbodig, we werken aan oplossingen.

2. Het effect

Wat is het effect daarvan? Wat is de impact?

• We lopen xx achter op budget

Opnieuw zonder oordeel.

3. Wat is de behoefte?

Wat is de echte behoefte eigenlijk? Dit is een interessante vraag die soms meerdere antwoorden oplevert. En dat mag, want meerdere antwoorden resulteren in meerdere acties. De focus ligt op de echte behoefte achter de oplossing.

• De werkelijke behoefte is dat een volgend keer het proces goed wordt ingericht en er getest wordt.
• Een andere behoefte zou kunnen zijn dat er extra omzet gerealiseerd moet worden, echter de vraag is of dit wel werkelijk een behoefte is die verbonden is aan het feit? Het antwoord is sowieso goed. Er kunnen meerdere antwoorden komen.

4. Wat is de oplossing (actie)

Uitgaande van de feiten, het effect en de werkelijke behoefte blijft er maar 1 vraag over; Wat is de oplossing (actie) vanuit de behoefte?

• In dit voorbeeld is de oplossing dat er een verbeterd proces van afspraken en testen wordt ingericht. Daarmee worden dit soort fouten voorkomen.

• Een oplossing om een nieuwe actie in te richten om het omzetverlies goed te maken, is een andere oplossing voor een andere behoefte. Namelijk die van een te lage omzetindex. Natuurlijk is het zinvol, dus dit is een prima 2^e actie om op te pakken!

Dus de coachmatrix:

1. Wat zijn de feiten?
2. Wat is het effect?
3. Wat is de behoefte?
4. Wat is de oplossing?

In dit voorbeeld gaat het dus over het nemen van regie en oplossingsgericht werken. Jouw leiderschapskwaliteit wordt op de proef gesteld;

1. Door zelf de regie te bewaken en je niet te laten overmeesteren door je reflex vanuit je brein.
2. Door oordeelloos te blijven, ja het is vervelend, maar we kijken naar oplossingen!
3. Door empathie te tonen, door een veilige cultuur te scheppen waarin fouten maken mag, mensen verantwoordelijkheid nemen en zich niet gaan verstoppen bij fouten.
4. Door oplossingsgericht te werken.

De coachmatrix is ook uitstekend in te zetten bij individuele gesprekken en aanpasbaar aan het onderwerp.

Zo kun je werken op emoties:

1. Wat denk je? (gedachten)
2. Wat voel je (emoties)
3. Wat is je behoefte (waarden)
4. Wat ga je doen? (gedrag)

Of bij andere problemen?

1. Wat zijn de feiten?
2. Wat is het probleem?
3. Wat is de oplossing?
4. Wat ga je doen?

De verantwoordelijk daar laten waar het thuishoort

Bij het toepassen van de coachmatrix geniet je nog van een ander voordeel. Door de manier van werken met de matrix hou je de verantwoordelijkheid daar waar het thuishoort. Je laat de ander nadenken door deze 4 stappen te doorlopen en de vragen te stellen.

Feitelijk en oplossingsgericht werken

En wanneer je als leider zelf verantwoording moet afleggen, zoals in dit voorbeeld, dan zou het zo kunnen gaan;

Afgelopen week hebben we index van 80 op budget gedraaid. Dat is vervelend en ik voel me daar niet fijn over. Het feit is dat er een fout gemaakt is, de weekendactie stond uit door een afwijking in het proces van controle en test. Het team heeft zich verdiept vanuit de behoefte dit voor de toekomst te voorkomen. Ze werken aan de oplossing door een vernieuwd proces en controlesysteem in te richten.  Een tweede team werkt aan een reparatieplan om de gemiste omzet in te lopen.